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- Das Mitbestimmungsrecht des Gesamtbetriebsrats über den Einsatz unternehmensweiter Zeiterfassungssysteme umfasst nicht automatisch die Informationsrechte örtlicher Betriebsräte.
- Ein Gesamtbetriebsrat kann Zugriff örtlicher Betriebsräte auf personenbezogene Arbeitszeitdaten nur regeln, wenn diese ihn dazu ermächtigt haben.
- Dauerhafte Lesezugriffe für Betriebsräte auf Arbeitszeitdaten können datenschutzrechtlich problematisch sein, wenn Abwesenheitsgründe Rückschlüsse auf Gesundheitsdaten zulassen.
Der Fall: Lesezugriffsrecht auf Arbeitszeitdaten
Der Arbeitgeber hatte mit seinem Gesamtbetriebsrat eine Gesamtbetriebsvereinbarung zum Personalmanagementsystem „LOGA“ geschlossen, mit dem der Arbeitgeber unter anderem Arbeitszeiten, Zeitkonten und Abwesenheitsgründe erfasste. Die örtlichen Betriebsräte erhielten darauf zu Kontrollzwecken elektronische Lesezugriffsrechte.
Auslöser des Streits war ein Datenschutzvorfall: Ein örtlicher Betriebsrat ließ Krankheitstage von Beschäftigten in einer Excel-Datei zusammenstellen und speicherte sie unverschlüsselt auf einem internen Laufwerk. Der Arbeitgeber entzog daraufhin allen örtlichen Betriebsräten die Zugriffsrechte.
Der Gesamtbetriebsrat verlangte, die Zugriffe wieder einzuräumen. Hilfsweise beantragte er einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten ohne bestimmte Abwesenheitsgründe, etwa Angaben zu Krankheit, Kur oder Mutterschutz.
Kein Durchführungsanspruch des Gesamtbetriebsrats
Das LAG Köln wies die Beschwerde ab. Einführung und Anwendung eines Zeiterfassungssystems, das Verhaltens- oder Leistungsdaten erfasst, unterliegen grundsätzlich der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Weil das System unternehmensweit eingesetzt wurde, war der Gesamtbetriebsrat zur Mitbestimmung bei dessen Einführung und Anwendung zuständig.
Diese Zuständigkeit erfasst jedoch, so das LAG Köln, nicht automatisch alle Fragen, die mit dem System zusammenhängen. Der Zugriff örtlicher Betriebsräte auf Arbeitszeitdaten betrifft deren eigene Überwachungs- und Informationsrechte nach § 80 BetrVG. Diese Rechte können auch bei einem unternehmensweiten System auf Betriebsebene wahrgenommen werden.
Die örtlichen Betriebsräte hätten dem Gesamtbetriebsrat nach § 50 Abs. 2 BetrVG die Wahrnehmung ihrer Rechte aus § 80 BetrVG für eine unternehmensweite Regelung übertragen müssen. Diese Delegation fehlte.
Das LAG ließ offen, ob Arbeitgeber örtlichen Betriebsräten in einer Gesamtbetriebsvereinbarung generell eigene Zugriffsrechte einräumen können. Der Arbeitgeber konnte die Gesamtbetriebsvereinbarung jedenfalls nicht zugunsten der örtlichen Betriebsräte umsetzen, weil der Lesezugriff für diese nicht nur Rechte, sondern auch datenschutzrechtliche Pflichten begründet und die örtlichen Betriebsräte dieser Pflichtübernahme nicht zugestimmt hatten.
Datenschutzrechtliche Grenzen des Dauerzugriffs
Der bloße Lesezugriff stellt eine Verarbeitung personenbezogene Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dar.
Besonders sensibel waren dabei die gespeicherten Abwesenheitsgründe: Angaben zu Kur oder Mutterschutz erlauben Rückschlüsse auf die Gesundheit der Betroffenen, sind also Gesundheitsdaten. Damit gelten die erhöhten Anforderungen von Art. 9 DSGVO und § 26 Abs. 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
Nach Ansicht des LAG war ein dauerhafter und anlassloser Zugriff auf diese Datensätze zu Kontrollzwecken nicht erforderlich. § 80 Abs. 2 BetrVG vermittelt Betriebsräten zwar Ansprüche auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Informationen und Unterlagen. Daraus folgt aber nicht ein permanenter Online-Zugang zu einem gesamten Datenbestand.
Bei einem konkreten Informationsverlangen kann der Arbeitgeber prüfen, welche Daten für die jeweilige Aufgabe tatsächlich benötigt werden. Dieses Prüfungsrecht würde durch einen unbegrenzten Systemzugriff weitgehend entfallen.
Auch die Gesamtbetriebsvereinbarung rechtfertigte den Zugriff nicht, weil die Verarbeitung der besonders geschützten Daten im Beschäftigungskontext nicht erforderlich war und Betroffenen nicht eingewilligt hatten.
Kein Anspruch auf eine neue Datenansicht
Der Hilfsantrag hatte ebenfalls keinen Erfolg. Die bestehende Gesamtbetriebsvereinbarung sah schon keinen Zugriff vor, bei dem einzelne Abwesenheitsgründe ausgeblendet werden. Zudem hätte der Arbeitgeber diese eingeschränkte Ansicht erst programmieren lassen müssen. So weit reicht der Informationsanspruch der Betriebsräte nach § 80 BetrVG indes nicht.
Ein Arbeitgeber muss wegen des Informationsanspruchs keine neuen Unterlagen erstellen oder ein bestehendes System technisch umbauen.
Ausblick und Take-Aways
Die Entscheidung bedeutet nicht, dass Betriebsräte generell keine Arbeitszeitdaten erhalten dürfen. Sie zeigt aber, dass zwischen erforderlichen Informationen im Einzelfall und einem dauerhaften, umfassenden Systemzugriff strikt zu unterscheiden ist. Das LAG stellt in seinem Beschluss klar, dass der Gesamtbetriebsrat allein aufgrund von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nicht die Zugriffsrechte örtlicher Betriebsräte auf personenbezogene Daten zu Kontrollzwecken regeln kann.
Unternehmen sollten Berechtigungskonzepte für Personal- und Zeiterfassungssysteme regelmäßig überprüfen. Zugriffe sollten rollenbasiert, zweckgebunden und datensparsam ausgestaltet sein. Auch eine Gesamtbetriebsvereinbarung darf an diesen Grundsätzen nichts ändern.
