Workation innerhalb der EU – Welche Fallstricke lauern?

Wie groß der Zuspruch mittlerweile ist, zeigt eine aktuelle Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation: 68 % der Befragten sind bereits mit dem Konzept „Workation“ vertraut und berichten teilweise von gesteigerter Motivation (65 %) und höherer Arbeitszufriedenheit (71 %). Für Arbeitgeber kann Workation daher ein attraktives Mittel zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sein und einen strategischen Vorteil im Fachkräftewettbewerb darstellen – zumal nach der Fraunhofer-Studie bislang nur 34 % der Arbeitgeber diese Form des mobilen Arbeitens ermöglichen und hier somit noch erhebliches Potenzial besteht.

Quick Hits

• Sofern keine einzel- oder kollektivvertragliche Regelung besteht, haben Mitarbeitende grundsätzlich keinen Anspruch auf Workation
• Ohne A1-Bescheinigung droht doppelte Sozialversicherungspflicht
• Deutsches Recht bleibt bei kurzzeitiger Workation innerhalb der EU anwendbar – zwingendes ausländisches Arbeitnehmerschutzrecht kann zusätzlich gelten

Sozialversicherungsrecht: Risiko der Beitragspflicht im Ausland

Ein zentrales Risiko ist die doppelte Sozialversicherungsbeitragspflicht: Streng genommen müssen Arbeitgeber für Mitarbeitende, die im Rahmen der Workation aus dem EU-Ausland arbeiten, ggfs. bereits ab dem ersten Tag auch im Ausland Sozialversicherungsbeiträge abführen. Dieses Risiko lässt sich im EU-Ausland durch die rechtzeitige Beantragung einer sog. A1-Bescheinigung vermeiden. Eine Workation kann nämlich mit guten Argumenten als Entsendung angesehen werden, auch wenn die Initiative von den Mitarbeitenden ausgeht. Die Erteilung dieser Bescheinigung führt zu der vorteilhaften Ausstrahlung des deutschen Sozialversicherungsrechts auf die ausländische Tätigkeit während der Workation.

Melde- und Dokumentationspflichten

Je nach Land muss die Entsendung in Form der Workation unter Umständen vorher angemeldet und beispielsweise durch Vorlage von Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen dokumentiert werden. Bei Verstößen können Geld- und auch Freiheitsstrafen drohen.

Arbeitsrecht

Ob für eine Workation innerhalb der EU das deutsche Arbeitsrecht weiter gilt oder vielmehr ausländisches Recht anwendbar ist, bestimmt sich nach der sog. Rom I-Verordnung. Haben die Arbeitsvertragsparteien keine Rechtswahl getroffen, so unterliegt der Arbeitsvertrag dem Recht des Landes, in dem die Mitarbeitenden gewöhnlich (also mehr als die Hälfte ihrer Zeit) tätig werden. Für eine kurzzeitige Workation innerhalb der EU gilt somit grundsätzlich deutsches Arbeitsrecht weiter.

Daneben kann auch zwingendes ausländisches Arbeitnehmerschutzrecht Anwendung finden. Hierbei handelt es sich um Vorschriften, die von einem Staat zur Wahrung seines öffentlichen Interesses als so wichtig angesehen werden, dass sie unbedingt eingehalten werden müssen (z.B. Mindestlohn-, Arbeitsschutz- und Arbeitszeitrecht).

Zusatzversicherung

Erkranken Mitarbeitende im Rahmen einer Entsendung, trägt der Arbeitgeber grundsätzlich die Kosten der medizinisch notwendigen Behandlung. Die gesetzliche Krankenkasse erstattet diese Kosten regelmäßig nur in der Höhe, wie die Behandlung in Deutschland gekostet hätte. Sind die ausländischen Behandlungskosten höher – und das ist nicht ungewöhnlich – so muss der Arbeitgeber für sämtliche Restkosten aufkommen. Das betrifft auch einen etwaigen Rücktransport, der nicht erstattungsfähig ist. Ob diese Grundsätze gleichermaßen auch für eine auf Wunsch der Mitarbeitenden genehmigte Workation gelten, ist bislang nicht abschließend geklärt. Um unvorhergesehene Kosten zu vermeiden, sollten vorab klare Vorkehrungen getroffen werden, etwa durch Abschluss einer entsprechenden Zusatzversicherung für die Mitarbeitenden. Alternativ dürfte es auch zulässig sein, die Genehmigung der Workation vom Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes durch die Mitarbeitenden abhängig zu machen.

Ausländerrecht

Je nach Tätigkeitsort (vor allem außerhalb der EU) kann das Ausländerrecht eine Rolle spielen und beispielsweise die Beantragung einer Arbeitserlaubnis erforderlich werden.

Takeaways

Auch wenn die Workation für Mitarbeitende nach einer einfachen Angelegenheit aussieht, birgt diese für Arbeitgeber eine Reihe rechtlicher und organisatorischer Herausforderungen. Mit ausreichender Vorlaufzeit sowie einer durchdachten organisatorischen und vertraglichen Gestaltung lassen sich die Stolpersteine jedoch gut in den Griff bekommen:

• Rahmenbedingungen vorab festlegen – durch Policies, Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen.
• In mitbestimmten Betrieben empfiehlt sich der Abschluss einer Betriebsvereinbarung, da die meisten Bestimmungen ohnehin der Mitbestimmung nach § 87 BetrVG (insbesondere Nr. 14) unterliegen.
• Workation möglichst auf das EU-Ausland beschränken, da bei Drittstaaten weitere Hürden drohen.
• Dauer und Häufigkeit begrenzen, um organisatorischen Aufwand und rechtliche Risiken gering zu halten.
• Eigenmächtige Workation ohne Kenntnis des Arbeitgebers unterbinden.
• Steuerliche Auswirkungen gesondert prüfen.

Kerstin Swoboda ist Senior Associate im Münchener Büro von Ogletree Deakins.

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